Suivre vos cessions et les renouveler

En bref

La section Actes de cession de droits d'auteur suit chacune de vos cessions, de la proposition à l'échéance : ce qui est actif, ce qui attend un geste de votre part, ce qui expire bientôt. Avant la fin des droits, Helpho vous prévient : le bon moment pour proposer un renouvellement.

Le tableau de suivi

Ouvrez Gestion contractuelle › Actes de cession de droits d'auteur. En haut, les indicateurs : Actives, En attente, À vérifier, Expirent bientôt, Expirées et le montant des Droits en vigueur (HT).

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Les onglets trient vos cessions :

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Pour retrouver une cession, utilisez la recherche (client, numéro de devis ou de facture, titre), le filtre par client ou le filtre d'échéance : Fin dans 30 jours, Fin dans 90 jours, Échéance dépassée.

Ce que montre une cession

Cliquez sur une cession : son volet indique où elle en est et quelle est la prochaine étape (Envoyer le devis, Marquer le devis comme accepté, Créer la facture…). Vous y trouvez aussi le Départ des droits, la date de Fin (incluse), l'état du paiement, la rubrique Ce qui est cédé et l'Historique de la cession.

Faire démarrer les droits

Une cession prend effet selon la condition choisie dans le devis :

Chaque action demande une confirmation et reste tracée dans l'historique. Si une vérification est en cours, le bouton devient Vérifier et activer.

Être prévenu avant la fin des droits

Les relances d'échéance se règlent dans Paramètres › Gestion contractuelle › Actes de cession de droits d'auteur, carte Relances d'échéance.

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1. Vérifiez que les relances sont actives

   L'interrupteur Relancer avant la fin des droits est activé par défaut : vous recevez un rappel par e-mail 30 jours, 7 jours et 1 jour avant la fin de chaque cession à durée limitée.

2. Choisissez vos délais

   Sous Quand ?, cochez les délais qui vous conviennent : de J-90 jusqu'au dernier jour. Un rappel manqué part encore dans les 3 jours qui suivent, jamais plus tard.

3. Prévenez aussi votre client (facultatif)

   Activez Prévenir aussi le client : il reçoit, à votre nom et aux mêmes dates, le message que vous rédigez (Objet et Message). S'il répond, sa réponse vous arrive directement. Rétablir le message de base remet le texte proposé par Helpho. Cliquez sur Enregistrer.

Les cessions sans limite de durée ne sont pas concernées.

Renouveler une cession

Il n'y a pas de bouton « Renouveler » : un renouvellement est une nouvelle cession, que votre client accepte comme la première.

1. Repérez les cessions à renouveler

   Ouvrez l'onglet À renouveler, ou attendez la relance d'échéance.

2. Préparez la nouvelle cession

   Cliquez sur Nouvelle cession, choisissez le client et Dans un nouveau devis. Réglez les droits, la durée et le prix. Dans + Afficher les options avancées, la Forme de l'autorisation peut indiquer Renouvellement, ou Extension de droits si votre client veut élargir ses usages.

3. Envoyez le devis

   Votre client l'accepte en ligne ; les termes de la nouvelle cession se figent, et son acte suivra avec la facture. Voir Créer une cession de droits dans un devis.