Préparer et remettre l'acte de cession

En bref

L'acte de cession est le document écrit qui prouve ce que vous avez cédé : droits, usages, territoire, durée, prix. Helpho le prépare à partir de la cession acceptée par votre client. Par défaut, il est numéroté et part avec la facture, dans le même e-mail et dans l'espace client.

Deux façons de remettre l'acte

Le choix se fait une fois pour toutes dans Paramètres › Gestion contractuelle › Actes de cession de droits d'auteur, carte Envoi au client :

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Compléter l'acte

Les droits cédés, les usages, le territoire, la durée et le prix viennent de la cession : vous n'avez pas à les ressaisir. Il reste quelques informations propres à l'acte.

1. Ouvrez la cession

   Dans Gestion contractuelle › Actes de cession de droits d'auteur, cliquez sur la cession. Son volet présente les étapes, les dates et la rubrique de l'acte.

2. Cliquez sur « Compléter l'acte »

   Le bouton s'appelle Relire l'acte quand tout est déjà prêt. Vous y renseignez notamment :

   • Auteur des photographies et, pour une entreprise, le Représentant du client ;
   • Photographies cédées : une description précise, par exemple « 40 photographies du séminaire du 12 mars 2026 à Lyon », et le Nombre de photographies ;
   • Fréquence et forme de la diffusion, Exclusivité, Modalités de paiement et Fait à.

3. Vérifiez l'aperçu

   Aperçu PDF montre l'acte tel que votre client le recevra. Vous pouvez le préparer dès la création de la cession, avant même que le devis soit accepté.

Remettre l'acte

• Avec la facture (réglage activé) : envoyez simplement la facture qui porte la cession (voir Envoyer une facture à votre client). Le volet d'envoi vous l'annonce : « L'acte de cession part avec la facture : numéroté, joint à l'e-mail et ajouté à l'espace client. » S'il manque une information, il vous le dit, avec un lien Compléter l'acte.
• Vous-même : dans la rubrique de l'acte, cliquez sur Remettre l'acte (ou Remettre l'acte à la livraison si la facture est déjà partie). Une confirmation récapitule ce qui va se passer : l'acte reçoit son numéro, il est daté du jour et ne se modifie plus. Cochez l'envoi du PDF par e-mail si vous le souhaitez, puis validez.

Si la cession devait prendre effet à la livraison des images, la remise de l'acte la fait démarrer le jour même.

La numérotation des actes

Chaque acte reçoit un numéro au moment où il est remis, dans une série continue : un numéro attribué ne se réutilise jamais. Par défaut, il prend la forme CES-2026-001. La carte Numérotation des actes vous permet de régler le Préfixe, le nombre de Chiffres du numéro et le Numéro suivant, par exemple pour reprendre la suite d'un autre outil.

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