Envoyer une facture à votre client

En bref

Depuis Helpho, une facture part par e-mail en quelques clics : votre message, un lien pour la consulter en ligne et le PDF. Si c'était encore un brouillon, l'envoi l'émet au passage. Vous voyez ensuite, facture par facture, si votre client l'a ouverte.

Envoyer la facture

1. Ouvrez la facture

   Dans Finances › Ventes, onglet Factures, cliquez sur la facture. Elle s'ouvre avec, à droite, ses actions.

2. Cliquez sur « Envoyer »

   Le bouton devient Renvoyer quand la facture est déjà partie.

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3. Vérifiez les destinataires

   Le volet d'envoi par e-mail s'ouvre. Le champ À contient déjà l'adresse de votre client ; les autres contacts de sa fiche vous sont proposés, et vous pouvez taper n'importe quelle adresse. CC / CCI ajoute des copies, par exemple pour le service comptable d'une entreprise.

4. Relisez le message

   L'Objet et le message viennent de votre modèle d'e-mail de facture. Modifiez-les librement pour cet envoi : votre modèle, lui, ne change pas. Les mentions entre accolades, comme {{numero}}, sont remplacées automatiquement à l'envoi (numéro, montant, nom…) : ne les modifiez pas. Insérer une variable en ajoute une là où se trouve votre curseur.

   Cochez Ajouter ma signature pour terminer par votre signature d'e-mail.

5. Envoyez

   Cliquez sur Envoyer. Helpho confirme l'envoi, avec le numéro définitif de la facture.

Ce que reçoit votre client

• Votre message, avec votre signature si vous l'avez ajoutée.
• Le PDF de la facture.
• Un lien pour la consulter en ligne, dans son espace client, où il retrouve aussi ses autres documents.
• Si le paiement en ligne est actif, de quoi payer par carte : voir Faire payer vos factures par carte.

Émettre sans envoyer d'e-mail

Vous remettez la facture en main propre, ou vous l'envoyez depuis votre propre messagerie ? Cliquez sur la flèche à droite d'Envoyer, puis sur Marquer comme envoyé. La facture est émise (numéro définitif, contenu figé) sans qu'aucun e-mail ne parte. Pour récupérer son PDF, ouvrez le menu Actions, au-dessus de la facture, puis Télécharger.

Savoir si votre client a ouvert la facture

Dans la liste, la colonne Envoi résume la situation de chaque facture :

Dans le volet de la facture, la mention Ouvert par le client le… donne la date et l'heure de la première ouverture, puis le nombre d'ouvertures. Seules comptent les ouvertures de votre client : votre propre aperçu n'est jamais compté.