Créer et émettre une facture

En bref

Une facture passe toujours par deux temps. D'abord un brouillon, que vous modifiez librement. Puis l'émission : Helpho lui attribue son numéro définitif et fige son contenu. C'est ce document émis que votre client reçoit, et qui compte dans votre chiffre d'affaires.

Avant votre première facture

Deux réglages figurent sur chacune de vos factures : vos informations d'entreprise (nom, adresse, SIRET, logo) et votre numérotation. Le premier se règle dans Paramètres › Compte › Entreprise (voir Renseigner les informations de votre entreprise). La numérotation, elle, vous est demandée automatiquement la toute première fois que vous créez une facture : l'écran Numérotation de tes factures vous fait choisir un préfixe et le prochain numéro, avec un aperçu des numéros à venir. Le principe est le même que pour les devis : voir Régler la numérotation de vos devis.

Créer la facture

1. Ouvrez vos factures

   Dans le menu de gauche, ouvrez Finances › Ventes, puis l'onglet Factures.

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2. Cliquez sur « Nouvelle facture »

   Choisissez Facture classique : une prestation de services, avec la TVA qui correspond à votre situation. Si votre profil d'artiste-auteur le permet, le menu propose aussi les notes d'auteur.

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   Si vous avez enregistré des structures de document, Helpho vous propose de partir d'un Document vierge ou de l'une d'elles.

3. Choisissez votre client

   Cliquez sur le champ client : vos clients s'affichent par ordre alphabétique, avec + Nouveau client en tête de liste pour en créer un sans quitter la facture. Si la fiche est incomplète, Helpho vous le signale (Ce client est incomplet).

4. Ajoutez vos lignes

   Donnez un titre à la facture si vous le souhaitez, puis ajoutez vos prestations avec + Ajouter une ligne : libellé, quantité, prix. Les produits et services de l'onglet Mon catalogue de Ventes vous sont proposés, et vous pouvez en créer un nouveau au passage. Le total, la TVA et le récapitulatif se calculent tout seuls.

5. Vérifiez les dates et le règlement

   • Date d'émission : laissez-la vide, elle sera posée le jour de l'émission.
   • Date de prestation : la date de la séance, quand elle diffère de la date d'émission.
   • Dans Modalités et conditions de règlement : le mode de règlement (par virement, par carte bancaire, par chèque…), le délai de paiement (Payable dès réception, Paiement sous 30 jours…), qui calcule l'échéance, et vos coordonnées bancaires.

6. Relisez et enregistrez

   Aperçu PDF vous montre la facture telle que votre client la recevra. Cliquez ensuite sur Enregistrer : vous revenez à vos factures, la nouvelle facture ouverte, encore en Brouillon. Rien n'est perdu en route : la saisie s'enregistre aussi automatiquement.

Émettre la facture

Ouvrez la facture dans Ventes : le volet de droite regroupe ses actions.

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Vous avez deux façons de l'émettre :

Avant d'émettre, Helpho vérifie la facture. S'il manque quelque chose (une information obligatoire de votre entreprise ou du client, par exemple), il vous le dit et rien n'est émis : complétez, puis recommencez.

Après l'émission, la facture ne change plus

Une facture émise est figée : son numéro, ses lignes, ses montants, vos informations et celles de votre client sont conservés tels qu'au jour de l'émission. Si vous changez plus tard d'adresse ou de logo, vos factures déjà émises ne bougent pas. Dans l'éditeur, elle porte la mention Émis — figé et seul Télécharger le PDF reste proposé.

C'est une obligation légale : une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas. Pour corriger une erreur, vous émettez un avoir : voir Corriger ou annuler une facture avec un avoir.