Suivre et valider vos réservations

En bref

Chaque réservation prise sur votre page arrive dans l'onglet Réservations de la réservation en ligne. Celles qui attendent votre accord sont À valider : vous les acceptez ou les refusez en un clic. Les autres se consultent, s'annulent ou se déplacent dans votre calendrier.

Où sont vos réservations

Dans Commercial › Réservation en ligne, ouvrez l'onglet Réservations. Un badge sur l'onglet, et sur l'entrée Réservation en ligne du menu, indique le nombre de demandes en attente.

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Les filtres du haut trient la liste : À valider, À venir, Aujourd'hui, Passées, Annulées et Toutes. Vous pouvez aussi rechercher un client, ou filtrer par période, statut, paiement ou page.

Chaque ligne indique le N° de la réservation, le Client, la Prestation, la Date, le Montant, le Paiement, le Statut et la Source. Un clic ouvre sa fiche.

Accepter ou refuser une demande

Les prestations réglées sur Je valide chaque demande ne sont confirmées qu'avec votre accord. Le créneau reste bloqué en attendant. Les demandes faites sur vos pages de prise de rendez-vous se traitent dans Rendez-vous reçus (voir Suivre vos rendez-vous reçus).

1. Ouvrez le filtre « À valider »

   Toutes les demandes en attente s'y trouvent, avec les coordonnées et les réponses du client.

2. Acceptez…

   Cliquez sur Accepter : la réservation est confirmée et votre client en est informé par e-mail.

3. …ou refusez

   Cliquez sur Refuser. Vous pouvez écrire un message à votre client (par exemple pour proposer une autre date), puis confirmez avec Refuser la demande.

Les demandes apparaissent aussi dans votre Calendrier, avec le bouton X à traiter en haut de la page.

La fiche d'une réservation

Elle réunit la Prestation, la Date et heure, le Montant, le Paiement, la Source (la page où elle a été prise), le Réservant et sa Fiche client, ainsi qu'un lien vers la séance (Ouvrir le projet) ou vers vos rendez-vous.

• Déplacer dans l'agenda ouvre votre calendrier sur le jour de la séance, pour la faire glisser ailleurs.
• Annuler la réservation demande une confirmation et une Raison, transmise à votre client.

Ce que Helpho fait pour vous

À chaque réservation, Helpho retrouve votre client par son adresse e-mail : s'il existe déjà, la réservation lui est rattachée ; sinon, sa fiche est créée. Il ne fusionne jamais deux fiches de lui-même : un doublon visible vaut mieux qu'une fusion fausse.

La séance réservée apparaît dans votre calendrier et, si Google Agenda est lié, dans votre Google Agenda.

Les autres indicateurs

L'Accueil du module résume votre activité : réservations À venir (7 j), Demandes à traiter, CA réservé sur 30 jours et Remplissage de vos mini-séances, avec vos prochaines réservations et l'activité récente.