Utiliser et créer vos modèles de contrats

En bref

Un modèle de contrat garde un texte et ses variables, sans client ni date. Utiliser ouvre un nouveau contrat déjà rédigé : il ne vous reste qu'à choisir le client et à renseigner la prestation. Helpho propose trois contrats types, et vous pouvez créer les vôtres.

Les modèles proposés par Helpho

Dans Gestion contractuelle › Contrats de prestation de service, ouvrez le sous-onglet Modèles de contrats. La rubrique Proposés par Helpho contient :

• Contrat mariage ;
• Contrat portrait de famille ;
• Contrat commande commerciale.

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1. Lisez le modèle

   L'icône en forme d'œil (Aperçu) affiche le texte complet. Les pastilles colorées sont des variables : elles prendront la valeur du contrat (client, date, montant…).

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2. Utilisez-le

   Cliquez sur Utiliser ce modèle dans l'aperçu, ou sur Utiliser dans la liste. L'éditeur s'ouvre avec le texte du modèle : choisissez le client, renseignez les Détails de la prestation et adaptez ce qui doit l'être.

Créer vos propres modèles

Depuis un contrat que vous avez rédigé

Dans l'éditeur du contrat, en bas du panneau Paramètres, cliquez sur Enregistrer comme modèle, donnez-lui un Nom du modèle (par exemple « Mariage — journée complète »), puis Valider. Le bouton affiche alors « Ajouté à vos modèles ».

De zéro

Dans Modèles de contrats, rubrique Mes modèles, cliquez sur Créer un modèle. Donnez-lui un nom, rédigez ou collez le texte, insérez vos variables, puis Enregistrer.

Des variables plutôt que des blancs

Un bon modèle ne contient aucune information propre à un client. Là où le nom, la date, le lieu ou le montant doivent apparaître, insérez une variable depuis le panneau Paramètres de l'éditeur (rubrique Variables) : Nom du client, Date de la prestation, Lieu, Montant TTC, Acompte (%), Délai de livraison… Chaque contrat créé à partir du modèle se remplira tout seul, à partir de sa fiche client et de ses Détails de la prestation.

Ce qu'un modèle de contrat devrait prévoir

Pour vous aider à compléter vos modèles, voici les points que l'on retrouve dans la plupart des contrats de prestation photo :

• l'objet de la mission, sa date, son lieu et sa durée ;
• le prix, l'acompte et l'échéancier de paiement ;
• les conditions de report et d'annulation, de votre côté comme de celui du client ;
• la livraison : délai, nombre et format des photos, durée de mise à disposition de la galerie ;
• l'utilisation des photos : ce que le client peut en faire, et ce que vous pouvez en faire pour présenter votre travail.

Pour une exploitation des photos par une entreprise (site, publicité, catalogue), ajoutez une cession de droits d'auteur dans le devis : voir Comprendre la cession de droits d'auteur.

Gérer vos modèles

Dans Mes modèles, chaque modèle propose trois icônes : Aperçu, Modifier et Supprimer, et le bouton Utiliser.