Envoyer un devis et suivre la réponse

En bref

Envoyer fait trois choses d'un coup : le devis reçoit son numéro définitif, il est figé, et votre client reçoit un e-mail pour le consulter et le signer en ligne. Vous suivez ensuite, depuis Ventes, s'il l'a ouvert et ce qu'il a répondu.

Prérequis : Un devis prêt, pour un client dont la fiche porte une adresse e-mail.

Envoyer votre devis

1. Ouvrez le devis

   Dans Finances › Ventes, onglet Devis, cliquez sur la ligne du devis. L'écran se partage en trois : la liste à gauche, l'aperçu PDF au centre, le volet du devis à droite. Le bouton Envoyer y est mis en avant tant que le devis n'est pas accepté.

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2. Vérifiez les destinataires

   Le volet d'envoi s'ouvre. Le champ À est prérempli avec l'adresse de votre client ; les autres contacts de sa fiche sont proposés en dessous. Ajoutez des copies avec CC ou CCI si besoin.

3. Relisez le message

   L'Objet et le message viennent de votre modèle d'e-mail. Vous pouvez les modifier pour cet envoi seulement. Les mentions entre accolades, comme {{numero}}, sont remplacées automatiquement à l'envoi : ne les modifiez pas. Le lien vers le devis et le PDF sont ajoutés d'office.

4. Choisissez les documents à faire signer

   La section Documents à faire signer avec ce devis reprend vos CGV et votre autorisation de droit à l'image. Vérifiez-la : rien n'y est sélectionné par défaut.

5. Cliquez sur « Envoyer »

   Le volet le rappelle : le devis sera validé et figé (numéro définitif, non modifiable ensuite) puis envoyé. Si quelque chose manque, le bouton reste inactif et Helpho liste ce qu'il faut compléter.

Ce que reçoit votre client

Un e-mail à votre nom, avec le PDF du devis et un lien pour l'ouvrir en ligne, dans son espace client. Il y lit le devis et vos CGV, puis choisit Signer et accepter ou Refuser. Voir La signature en ligne de vos devis.

Suivre vos devis

Dans la liste des devis, la colonne Envoi vous renseigne d'un coup d'œil : enveloppe grise pour un devis non envoyé, enveloppe corail pour un devis envoyé, enveloppe ouverte verte avec la date dès que votre client l'a ouvert. Survolez-la pour lire le détail, par exemple « Ouvert le 13/09/2026 à 10:12 · 3 ouvertures ».

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Les onglets au-dessus de la liste trient vos devis par statut :

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Quand votre client signe ou refuse, vous êtes prévenu par e-mail, et la cloche Activité vous l'annonce aussi. Sur votre tableau de bord, la carte Devis en attente rappelle ceux qui n'ont pas encore de réponse.

Corriger un devis déjà envoyé

Tant que votre client n'a pas signé, un devis envoyé se corrige :

1. Rouvrez-le

   Dans son volet, cliquez sur Modifier, puis sur Modifier ce devis.

2. Confirmez le retour en brouillon

   « Reprendre ce devis en brouillon ? » : le devis redevient modifiable et garde son numéro. Confirmez avec Reprendre en brouillon.

3. Corrigez, puis renvoyez

   Faites vos modifications, enregistrez, puis cliquez de nouveau sur Envoyer : votre client reçoit la version corrigée.

Devis remis autrement qu'avec Helpho

Vous avez remis le devis en main propre ou l'avez envoyé de votre propre messagerie ? Ouvrez le menu à côté du bouton d'envoi (la petite flèche, Options d'envoi) et choisissez Marquer comme envoyé. Le devis prend alors son numéro et se fige, comme lors d'un envoi par Helpho, mais aucun e-mail ne part.