Joindre vos CGV et l'autorisation de droit à l'image

En bref

Deux documents peuvent accompagner un devis : vos conditions générales de vente (CGV), que votre client lit puis accepte, et une autorisation de droit à l'image, qu'il remplit à son nom, usage par usage. Vous les rédigez une seule fois. Ensuite, rien n'est ajouté automatiquement : vous les choisissez sur chaque devis.

Les quatre documents de signature

Dans le menu de votre compte, ouvrez Paramètres, puis Facturation › Documents de signature.

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Rédiger vos CGV

1. Cliquez sur « Ajouter » en face des CGV

   Commencez par celles qui correspondent à votre clientèle principale. Le volet des CGV s'ouvre.

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2. Rédigez-les ou importez-les

   • Rédiger dans Helpho part d'un modèle de base, que vous adaptez à votre activité : acompte, annulation, délais de livraison, conservation des fichiers…
   • Importer un PDF reprend vos CGV existantes telles quelles (10 Mo au plus).

   Donnez un nom clair à chaque version, par exemple « CGV mariage » : vous pouvez en avoir plusieurs et choisir la bonne sur chaque devis.

3. Choisissez si elles partent aussi par e-mail

   L'option Joindre aussi les CGV à l'e-mail ajoute les CGV du devis en pièce jointe à l'envoi. Dans tous les cas, votre client les lit en ligne avant de signer.

Personnaliser l'autorisation de droit à l'image

1. Cliquez sur « Personnaliser »

   En face de Autorisation de droit à l'image – adulte (puis, si vous photographiez des enfants, de la version mineur). Le volet de rédaction s'ouvre sur le modèle de base.

2. Ajustez le texte

   Les variables (nom du client, de votre entreprise…) se remplissent automatiquement sur chaque devis : cliquez sur une variable pour l'insérer à l'endroit du curseur.

3. Choisissez les usages proposés

   Sous Usages proposés au client, listez ce que vous souhaitez pouvoir faire des photos : votre site et votre portfolio, vos réseaux sociaux, vos supports imprimés, des concours… Votre client cochera ceux qu'il autorise. Rédigez-les de son point de vue : « son site », « ses réseaux sociaux ». Un aperçu montre, juste en dessous, ce que votre client verra. Cliquez sur Enregistrer.

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Choisir les documents sur un devis

Les documents se choisissent devis par devis, à deux endroits :

• Dans l'éditeur du devis, dans l'encart Documents à faire signer : une liste pour les Conditions générales de vente, une autre pour l'Autorisation de droit à l'image. Choisissez la bonne version, ou Aucun.
• Au moment de l'envoi : le volet d'envoi reprend la même section, Documents à faire signer avec ce devis, juste avant de partir.

Le choix est enregistré aussitôt, puis figé à l'envoi : votre client accepte exactement la version qu'il a reçue, même si vous modifiez vos CGV plus tard.

Ce que voit votre client

Au moment de signer, votre client saisit son nom, ouvre vos CGV d'un clic (« Lire ») et coche « J'ai lu et j'accepte les conditions générales de vente ». Si une autorisation de droit à l'image accompagne le devis, il la remplit dans le même écran. Sa réponse, autorisation ou refus, est conservée avec la preuve de signature du devis.