Préparer votre catalogue de prestations

En bref

Votre catalogue réunit tout ce que vous vendez : séances, reportages, retouches, tirages, albums, frais de déplacement… Chaque élément garde sa désignation, sa nature et son prix. Dans un devis, vous le choisissez dans une liste au lieu de tout ressaisir.

Où se trouve le catalogue

Dans le menu de gauche, ouvrez Finances › Ventes, puis l'onglet Mon catalogue. Il a deux sous-onglets : Produits & services, la liste de ce que vous vendez, et Catégories, le classement utilisé par votre comptabilité.

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Créer un produit ou une prestation

1. Cliquez sur « Nouveau »

   Le bouton se trouve en haut de la liste Produits & services. La fiche du produit s'ouvre à droite.

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2. Décrivez la prestation

   • Désignation (obligatoire) : le nom qui apparaîtra sur vos devis, par exemple « Reportage mariage — journée ».
   • Description : le détail de ce qui est compris. Elle s'imprime sous la désignation.
   • Référence : un code interne, si vous en utilisez.

3. Précisez la nature et l'unité

   Le Type de produit indique la nature de ce que vous vendez : Prise de vue, Post-production, Cession de droits, Vente de produits, Frais refacturés, Équipe, Déplacement ou Autre. Ce choix guide la TVA proposée et les sous-totaux de vos documents. Une ligne Cession de droits se détaille ensuite dans le devis : voir Créer une cession de droits dans un devis.

   L'Unité peut être unité, jour, heure, photo, km ou forfait.

4. Indiquez le prix

   Saisissez le Prix de vente HT. Le champ TVA est sur Auto par défaut : Helpho applique alors le taux qui correspond à votre situation. Vous pouvez aussi choisir un taux précis ; le Prix de vente TTC se calcule alors tout seul, et l'inverse fonctionne aussi.

5. Enregistrez

   Cliquez sur Créer le produit. Il apparaît dans la liste, prêt à être utilisé.

Utiliser le catalogue dans un devis

Dans l'éditeur d'un devis, ajoutez une ligne avec + Ajouter une ligne, puis cliquez sur le nom de la ligne (« Choisir… »). La liste de votre catalogue s'ouvre :

• tapez quelques lettres pour retrouver un produit, puis cliquez dessus : désignation, prix et nature sont repris ;
• vous ne trouvez pas ? + Créer un nouveau produit ouvre la fenêtre d'un nouveau produit, sans quitter votre devis. Activez l'option Ajouter dans mon catalogue de produits/services pour le retrouver dans vos prochains documents.

Le prix et la quantité restent modifiables sur chaque devis.

Retrouver et ranger vos produits

• Rechercher un produit… filtre la liste par nom ou par catégorie.
• Le tri A → Z est appliqué par défaut ; Plus utilisées fait remonter vos prestations phares.
• Dans la fiche d'un produit, l'onglet Catégories et le champ Catégorie analytique (compta) rangent vos ventes pour le Pilotage.

Cliquez sur un produit de la liste pour modifier sa fiche à tout moment. Les devis déjà envoyés ne changent pas : ils gardent les prix du jour de leur envoi.