Préparer et suivre une séance

En bref

Une séance est le moment de la prise de vue : une date, une heure, une durée, un lieu. Elle vit toujours dans un projet, qui peut en compter plusieurs. Sa fiche porte son brief et son avancement, de la préparation à la livraison ; l'étape du projet en découle.

Ajouter une séance à un projet

1. Ouvrez le projet

   Dans Production › Projets, cliquez sur le projet. Le bloc Prestations & séances, à droite, résume ses séances.

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2. Cliquez sur « Ajouter une séance »

   Depuis l'onglet Prestations & séances, le + du bloc résumé, ou le menu Créer › Séance de l'en-tête. Le volet Ajouter une séance s'ouvre.

3. Renseignez la séance

   Choisissez le Format (Séance classique, Mini-séance ou Reportage), puis Date fixée ou À planifier. Complétez le titre, l'heure, la Durée estimée, le Lieu et le Brief, puis validez.

L'onglet « Prestations & séances »

Il liste toutes les séances du projet avec leur Date, leur Horaire, leur Durée, leur Lieu et leur Statut. Cliquez sur une séance pour ouvrir sa fiche.

La fiche d'une séance

La séance

Quand, où, combien de temps, et quel Type de séance. Chaque information se modifie directement sur la fiche.

Le brief

Notez dans Brief le déroulé, les demandes particulières et les contacts sur place. Il s'enregistre au fil de la saisie.

L'avancement

Le bloc Avancement montre les six étapes d'une séance :

Le bouton Passer à « … » fait avancer la séance d'une étape. Changer le statut permet de choisir n'importe quelle étape, ou Annulé. Un clic sur l'icône d'une étape y mène aussi directement.

Le projet et l'avis client

Le bloc Projet vous ramène au projet de la séance. Une fois la séance livrée, le bloc Avis client vous permet de Demander un avis à votre client sur Google, ou de copier le lien de la demande (voir Les e-mails qu'Helpho envoie pour vous).

Supprimer ou annuler une séance

• Pour une séance qui n'aura pas lieu, préférez Changer le statut › Annulé : elle reste visible dans le projet, avec ce statut. Le projet, lui, reste actif.
• Pour l'effacer complètement, ouvrez le menu Plus d'actions de la fiche, puis Supprimer la séance : la suppression est définitive, et l'événement Google Agenda associé est supprimé aussi.