Écrire à vos clients : e-mail et messagerie

En bref

Helpho vous offre deux façons d'écrire à un client. L'e-mail, envoyé depuis sa fiche, pour tout ce qui est formel : il reste dans l'historique du client. La messagerie, une conversation en direct dans son espace client, pour les échanges rapides autour d'un projet.

Envoyer un e-mail depuis Helpho

1. Cliquez sur l'adresse e-mail du client

   Dans la liste des clients (colonne Contact) ou sur sa fiche, l'adresse e-mail est un lien : elle ouvre directement le volet Envoyer un e-mail, le client déjà en destinataire. Depuis la fiche, vous pouvez aussi passer par le « + » du fil, puis E-mail.

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2. Vérifiez les destinataires

   Le champ À propose les adresses du client et de ses contacts. Cliquez sur CC / CCI pour ajouter des copies.

3. Rédigez votre message

   Saisissez l'Objet, puis votre message. Laissez cochée Ajouter ma signature pour terminer par votre signature ; si vous n'en avez pas encore, le lien Créer ma signature vous mène au bon réglage.

4. Joignez des documents si besoin

   Cliquez sur Joindre : ajoutez des images ou des PDF de votre ordinateur (8 Mo au plus par fichier), ou l'un des devis, factures et contrats de ce client.

5. Envoyez, maintenant ou plus tard

   Cliquez sur Envoyer. Pour un envoi différé, ouvrez la flèche à côté du bouton et choisissez Programmer l'envoi, puis le jour et l'heure. L'e-mail programmé s'affiche en tête du fil du client, avec un bouton Annuler tant qu'il n'est pas parti.

L'e-mail part de votre adresse d'envoi Helpho, et la réponse du client arrive dans l'historique de sa fiche.

La messagerie de l'espace client

La messagerie est une conversation instantanée avec votre client, dans son espace client. Il vous écrit depuis son espace ; vous lui répondez depuis Helpho, et inversement.

Répondre à un client

1. Ouvrez la messagerie

   Dans le menu de gauche, rubrique Communication, cliquez sur Messagerie. Le nombre de messages non lus s'affiche à côté.

2. Choisissez la conversation

   À gauche, vos conversations, la plus récente en haut, avec un badge pour les messages non lus. Rechercher… retrouve un client par son nom.

3. Répondez

   Écrivez dans Écrivez votre réponse… et appuyez sur Entrée pour envoyer (Maj + Entrée pour aller à la ligne). La mention En direct indique que les nouveaux messages s'affichent sans recharger la page.

Écrire le premier message

La messagerie liste les conversations déjà ouvertes. Pour écrire en premier à un client :

1. Ouvrez sa fiche, onglet Espace client

   Dans la colonne de droite de la fiche, cliquez sur l'onglet Espace client, puis sur Gérer l'espace client.

2. Ouvrez les messages

   Dans le volet, cliquez sur Messages (« La conversation instantanée avec le client »), puis écrivez votre message.

E-mail ou messagerie ?