« Avant Helpho, j'envoyais mes devis en PDF par email et je relançais à la main. Maintenant mes clients signent en 30 secondes depuis leur espace. J'ai récupéré une demi-journée par semaine juste sur la gestion des devis. »
Emma D.
Photographe presse, Paris
Ne vous arrêtez pas là.
Helpho ne s'arrête pas aux tâches. Découvrez comment il vous accompagne à chaque étape de votre activité de photographe.
Comment organiser ses tâches quand on est photographe ?
En notant chaque tâche sur le projet ou le client concerné, avec une échéance et une priorité. Dans Helpho, la page Tâches réunit toutes vos tâches en tableau ou en calendrier, et votre tableau de bord affiche les tâches à venir, celles en retard en premier. Rien ne se perd entre la séance, les retouches et la livraison.
Peut-on rattacher une tâche à un client ou à un projet ?
Oui, une tâche se rattache à un projet en cours ou à un client du compte. Créée depuis l'onglet Tâches d'un projet, elle lui est rattachée d'office. Les tâches ajoutées par une liste de tâches ou par une automatisation sont, elles aussi, rangées sur le bon projet.
Quelles vues pour suivre ses tâches de photographe ?
Tableau, calendrier, chronologie et Kanban. La page Tâches propose le tableau et le calendrier pour tout votre compte ; l'onglet Tâches d'un projet ajoute la chronologie et le Kanban, où glisser une carte change son statut. Dans le tableau, la priorité, le statut et les dates se modifient directement dans la ligne.
Quels statuts et quelles priorités pour une tâche ?
Quatre statuts (à faire, en cours, à vérifier, terminé) et quatre priorités (basse, normale, haute, urgente). Chaque tâche peut porter une échéance et une date butoir, et le survol de son statut dans le tableau affiche l'historique de ses changements. Vous pouvez aussi classer vos tâches par type, chacun avec sa couleur.
Peut-on réutiliser une liste de tâches pour chaque mariage ?
Oui, avec les listes de tâches. Vous préparez une fois la liste type, par exemple pour un mariage, et Helpho la propose aux projets du même type ou dont un devis contient une prestation liée. Vous l'appliquez au projet, et toutes ses tâches y sont créées d'un geste.
Comment suivre le temps passé sur une tâche ?
Saisissez le temps passé à la main ou lancez le chronomètre depuis la tâche, puis changez son statut dans la foulée. Ce temps s'ajoute au temps passé du projet, comparé au temps prévu, et entre dans le calcul de sa rentabilité. Vous savez ainsi combien de temps vous prennent vraiment vos retouches.
Peut-on commenter une tâche et y joindre des fichiers ?
Oui. Chaque tâche a son fil de commentaires daté, avec mise en forme, et vous pouvez y joindre des PDF ou des photos. Les pièces restent rangées avec la tâche, ce qui évite de chercher un brief ou une référence au fond de vos e-mails.
Les tâches peuvent-elles se créer automatiquement ?
Oui, avec les automatisations de l'offre Pro+ : vous pouvez programmer la création d'une tâche quand un devis est signé ou quelques jours avant une séance, rattachée au projet et au client. Vos tâches s'exportent aussi en CSV, avec les colonnes choisies, pour les reprendre dans un tableur.
Une liste bien tenue ne fait pas les photos. Elle vous laisse le temps de les faire.
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