Travailler avec la fiche client

En bref

Cliquez sur un client dans la liste : sa fiche s'ouvre en pleine largeur. Vous y retrouvez qui il est, tout ce que vous avez échangé et ce qui est en cours avec lui — devis, factures, projets, tâches. C'est le carrefour de tous les modules d'Helpho.

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Les trois colonnes

En haut, Clients vous ramène à la liste ; Précédent et Suivant passent d'une fiche à l'autre sans revenir à la liste.

Modifier les coordonnées

Cliquez sur le crayon rond, en haut à droite de la carte d'identité (Modifier la fiche). Un volet s'ouvre avec toutes les rubriques de la fiche : coordonnées, coordonnées bancaires, contenu de facturation, catégories analytiques et newsletter. Faites vos changements, puis cliquez sur Valider.

Ajouter un contact

Un client peut avoir plusieurs interlocuteurs : les deux mariés, l'assistante d'une agence, le service comptable d'une entreprise.

1. Cliquez sur le « + » de la carte Contacts

   La carte Contacts se trouve dans la colonne de gauche, sous l'identité du client.

2. Renseignez le contact

   Remplissez le Genre, le Prénom, le Nom, l'E-mail, le Portable, le Poste et le Fixe, selon ce que vous savez.

3. Précisez s'il reçoit les factures

   Cochez Est contact pour la facturation ? pour qu'il soit ajouté d'office aux destinataires de vos factures et avoirs. Cliquez sur Valider.

Au survol d'un contact, les trois points ouvrent ses options : Modifier, Voir les échanges (le fil filtré sur ce contact), E-mail, Téléphone, Rendez-vous et Supprimer.

Garder une note sur le client

La carte Commentaires, en haut de la colonne centrale, est votre mémo : ses goûts, comment vous vous êtes rencontrés, ce qu'il faut éviter. Cliquez sur Ajouter un commentaire sur ce client… (ou sur le crayon s'il en a déjà un), écrivez, puis cliquez sur Enregistrer. Le texte peut être mis en forme.

Noter un échange

Le fil du centre rassemble tout ce qui s'est passé avec ce client.

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1. Cliquez sur le « + » rond

   Il flotte en haut à droite du fil (Nouvel échange).

2. Choisissez le type d'échange

   Type	À quoi il sert
   Note	Une information à garder.
   Téléphone	Un appel passé ou reçu.
   Rendez-vous	Physique ou en visio : il est ajouté à votre agenda.
   E-mail	Un e-mail envoyé au client depuis Helpho.
   Courrier	Un envoi postal.
   SMS	Un SMS envoyé depuis votre téléphone, noté ici.

3. Complétez et validez

   Indiquez la date, les personnes concernées et une description, puis cliquez sur Valider (ou Envoyer pour un e-mail).

Pour retrouver un échange, la flèche à côté de Échanges filtre par type (note, téléphone, e-mail…), et la flèche ronde filtre par contact ou par projet.

Le solde et l'état de compte

En haut de la colonne de droite, Solde indique ce que le client vous doit, en euros TTC : en rouge s'il reste une somme due, en vert sinon. Cliquez sur le montant pour ouvrir son État de compte ; la flèche à côté affiche ses statistiques : CA généré, chiffre d'affaires de l'année et de l'année précédente, Panier moyen et nombre de Commandes.

Les onglets de suivi

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Sous les onglets, la carte Devis, factures, contrats liste ses documents en cours, et la carte Documents les fichiers que vous lui avez rattachés. Pour aller plus loin : Créer un devis, Créer un projet, Votre espace client personnalisé.